As organizações que utilizam o transporte rodoviário em suas operações normalmente enfrentam um verdadeiro dilema quando o assunto é renovação de frota. Até porque, qual é o melhor momento para trocar os veículos, uma vez que esse não é um processo fácil e nem acessível?
Apesar de tudo, realizar o procedimento é essencial para garantir a segurança dos motoristas e assegurar que as atividades da companhia tenham cada vez mais eficiência.
Neste artigo, vamos apresentar alguns dos pontos mais importantes a considerar quando se trata sobre frota de caminhões, e qual é o momento perfeito para fazer esse procedimento.
Também vamos mostrar quais são as principais vantagens dessa substituição e quais são as opções para adquirir os recursos necessários para viabilizar a troca e a importância da gestão de frota. Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!
Vantagens de ter sua própria Frota de Caminhões
Publicidade Gratuita
É mais vantajoso usar sua própria frota para divulgar sua empresa. Uma imagem bonita da sua marca circulando por aí, é uma das vantagens de ter seus próprios veículos. Mas lembre-se: preze pela conservação e boa aparência deles.
Flexibilidade
Possuir uma frota própria permite a flexibilidade necessária para se adaptar à sua agenda e atender as demandas como e quando for necessário.
Capacidade de armazenamento
Com a sua própria frota, você tem acesso a toda a capacidade da área de armazenamento dos seus veículos. Essa é uma das principais razões pela qual muitas empresas decidem fazer a troca de uma frota terceirizada para privada.
Proximidade com o cliente
Investir na sua própria frota permite que você e seus transportadores construam uma relação mais pessoal com seus clientes ? Ligar um rosto ao nome da empresa para eles é uma certificação de que seus produtos possuem um bom tratamento, assim como eficiência no transporte.
Quero ter minha própria frota, por onde começar?
Tem interesse em ter sua própria frota de caminhões? Geralmente os empreendedores que usam frotas em suas empresas vivem buscando soluções em relação a esse tipo de operacionalidade. Afinal, seria interessante terceirizar o serviço ou atuar com veículos próprios?
Conforme as pesquisas apontam, a soma final dos juros de financiamento de caminhões pode chegar a 15% ao ano. Dentro desse cenário, o consórcio de caminhões tem sido uma ótima opção para solucionar o problema.
Mas saiba que para ter uma frota, antes você precisa saber o que é e como fazer a gestão de frota.
Como montar sua própria frota em 3 passos
Está planejando montar uma frota de veículos pesados para a sua empresa? Então é bom que saiba desde já: esse é um processo trabalhoso que envolve diversos cuidados e investimentos. É fundamental, portanto, buscar informações o quanto antes.
A boa notícia é que você chegou ao post certo! Vamos compartilhar aqui os maiores desafios para montar e gerenciar uma frota desse tipo, passando dicas para que você conheça a melhor forma de investir, bem como as melhores técnicas de gerenciamento.
Em 3 etapas, falaremos sobre os primeiros passos, a compra dos veículos corporativos pesados, as manutenções necessárias, a gestão e a renovação da frota. Está pronto para aprender tudo sobre o assunto? Então acompanhe!
1. Descubra por onde começar a montar sua frota
Não há dúvida de que formar uma frota corporativa é um desafio a encarar. Por exemplo, mesmo uma compra relativamente pequena de 2 ou 3 carros já fabricados já é uma frota. Portanto, deve ser planejado. Veja por onde começar
Desenvolva uma política
O primeiro passo nesse caminho é desenvolver uma política de frota para a empresa - claro, se ela ainda não tiver uma. Este é um documento que define como usar a frota dentro da organização. Além de melhorar a gestão e a segurança, o acordo também evita problemas futuros, como indisponibilidade de veículos.
A política de frota deve incluir o seguinte:
- disponibilidade de cada carro, definindo quando, como e para quem os veículos estarão disponíveis, bem como se existe um uso específico para cada caminhão;
- manutenções necessárias, estabelecendo de quanto em quanto tempo os veículos devem passar por revisões e manutenções e quem será o responsável por elas;
- consumo de combustível, indicando como funcionarão os abastecimentos, se a empresa pagará diretamente por eles ou reembolsará os funcionários e quaisquer outras práticas que devem ser seguidas ao abastecer e controlar o consumo;
- conduta e responsabilidades dos condutores, fixando as normas de conduta que cada condutor deve seguir, os procedimentos a serem respeitados, além dos direitos e deveres dos motoristas que usam a frota no dia a dia.
O documento deve ser sempre marcado pela clareza e transparência das informações, não deixando margem para dúvidas ou mal-entendidos. Nesse sentido, também é eficaz formular esta política de forma colaborativa com o auxílio de colegas e colaboradores. Não se preocupe, porque neste artigo, você verá mais dicas sobre gerenciamento e manutenção de frotas para facilitar a elaboração de políticas de veículos.
Treine os motoristas
Antes de planejar a compra de veículos, é necessário verificar se a empresa possui motoristas modificados para dirigi-los. Afinal, se o piloto não estiver pronto para estreá-lo, não adianta acertar a equipe! Portanto, cursos de treinamento, qualificação e reciclagem são considerados para esse fim. Lembre-se, dirigir uma frota de veículos é um trabalho muito responsável, envolvendo financeiros e de saúde. Portanto, os motoristas devem aceitar cursos práticos e teóricos para atingir seu potencial pleno.
2. Planeje a compra dos veículos
Depois de formular as regras de uso da frota e preparar o motorista, é hora de realmente comprar o veículo. Como esta é uma das etapas mais importantes na construção de uma frota de veículos pesados, ainda falta toda a atenção. Quer saber como fazer direito? Confira nossas dicas!
Defina o tamanho da frota
Antes de pensar em comprar um caminhão, avalie as necessidades da empresa para entender quantos veículos a frota deve conter. Diferencial ao atraso (menor que a demanda por veículos), a empresa pode não ser lucrativa.
Por outro lado, o excedente de veículos trará custos desnecessários. Para evitar erros, você deve consultar as planilhas da empresa, avaliar os números e estimar com precisão o uso da frota. Também é eficaz simular os resultados e calcular a receita e os custos gerados por um determinado número de carros.
Avalie os modelos de veículos
A compra de um caminhão de carga é uma tarefa que exige uma seleção criteriosa, pois tudo muda de acordo com a necessidade da organização. Portanto, é baseado na necessidade da empresa e, portanto, considera um modelo melhor do que outro. Com isso em mente, reserve um momento para estudar a fundo os diferentes caminhões e relacionar suas vantagens e desvantagens de acordo com a formação do negócio. Não se esqueça: não olhe apenas para o preço e configuração, mas tente entender a relação custo-benefício de cada veículo.
Conheça as formas de aquisição
Se construir uma frota de veículos leves já é caro, a compra de veículos pesados exige um investimento maior. Portanto, é importante estudar os diferentes métodos de pagamento disponíveis para este valor. Nesse caso, uma alternativa adotada pela empresa é o consórcio, são pacotes a preços acessíveis e realizar a posse do veículo em um prazo razoável.
Além disso, vale lembrar que existem vários tipos de consórcios. No caso de uma frota comercial, você encontra uma combinação de carros novos, usados, caminhões e tratores.
Outra alternativa é o financiamento. O detalhe é que, nesse caso, não só é necessário dar uma entrada considerável como arcar com os juros nada amigáveis da modalidade. No fim das contas, optando pelo financiamento, o valor total investido pela empresa é maior.
Faça um orçamento de seguro
Em alguns casos, a mesma empresa pode fornecer um consórcio para pagar as despesas da frota e seguro ao mesmo tempo para proteger o investimento realizado. É importante incluir esse valor no cálculo desde o início, porque as empresas não podem arriscar operar veículos desprotegidos, certo?
No entanto, o foco não deve ser apenas na economia. Verifique se há diferenças nas seguradoras e reavalie a relação entre custos e benefícios - especialmente porque o seguro de frotas não só ajuda nos acidentes, mas também na manutenção.
3. Prepare-se para as manutenções necessárias
Uma vez que os veículos são propriedade da empresa, é hora de cuidar deles! Mas quando falamos em manutenção, a primeira coisa que vem à mente geralmente são os reparos em caso de falha do motor ou mesmo acidente, certo? Mas o fato é que a manutenção pode ser tanto corretiva quanto preventiva. Conheça cada um deles abaixo!
Manutenção preventiva
A manutenção preventiva é aquela que acontece no próprio dia a dia da empresa como também periodicamente, em uma concessionária ou oficina mecânica. O objetivo desse tipo de acompanhamento é assegurar de que tudo está funcionando corretamente, de forma a evitar riscos desnecessários e uma série de problemas futuros.
Além disso, a manutenção preventiva inclui trocas de óleo e de certas peças quando o veículo atinge determinada quilometragem ou ao se perceber avarias e comprometimentos. Tudo isso garante não só a segurança como também o bom desempenho da frota, podendo gerar até mesmo economia de combustível.
Como mencionamos, uma parcela desse trabalho acontece no cotidiano, por parte dos próprios condutores treinados, que devem sempre conferir se há algo irregular no veículo — como avisos no painel ou barulhos incomuns, indicando alguma falha.
Manutenção corretiva
A manutenção corretiva, por sua vez, é aquela usada nos momentos em que o caminhão ou o veículo em questão já apresenta um problema a ser resolvido. Nessas horas, é importantíssimo contar com fornecedores de confiança para realizar consertos rapidamente, evitando a indisponibilidade da frota por longos períodos.
Somado a isso, a organização deve prever desde já quais serão as medidas adotadas quando um de seus veículos estiver em conserto, por exemplo. Será preciso alugar um outro caminhão ou dá para adiar um pouco as entregas? As respostas para essas perguntas dependerão do contexto de cada negócio.
Vale destacar aqui um erro bastante comum das empresas: planejar verbas apenas para a manutenção preventiva, como revisões, ignorando o fato de que manutenções corretivas são inevitáveis de tempos em tempos. O ideal é que a corporação tenha uma reserva no caixa justamente para esses casos. Afinal, sendo usados diariamente, os veículos estão sujeitos a problemas. Preparar-se para as manutenções corretivas é quase obrigatório.
Gestão de Frota
A gestão de frota envolve uma série de tarefas direcionadas. Principalmente, ao setor de transporte, visando controlar custos, otimizar produtividade, gerar eficiência, monitorar riscos, gerenciar combustíveis, identificar não conformidades e muito mais.
Qualquer empresa que possua ou alugue veículos pode investir no controle de frotas, a fim de fornecer soluções para a melhoria da operação. Assim, pode se manter competitiva no mercado e cumprir as metas orçamentárias.
Com a constante pressão para reduzir o custo total dos serviços, reforçar as políticas de segurança do motorista e ter o gerenciamento adequado dos processos, os gerentes de frota buscam alternativas tecnológicas que possam ajudá-los a enfrentar esses desafios.
Qual a importância de otimizar o controle de frota?
A importância da otimização da gestão de frota está nas vantagens que essa estratégia pode trazer para a sua empresa. Por exemplo:
- economia de investimentos em combustíveis;
- aumento de produtividade;
- controle eficiente de tempo;
- melhoria na qualidade do atendimento ao cliente;
- aumento da satisfação dos funcionários.
Em outras palavras, os gestores devem considerar investir em um sistema para o controle de frotas. Uma vez que, essa prática ajuda a tirar o máximo proveito dos veículos e, até mesmo, das equipes de trabalho.
Esse aprimoramento ajuda as empresas a monitorar os hábitos individuais de direção de seus motoristas, além de coletar informações críticas sobre o status do veículo. Com essas funções, a gestão de frotas é uma das atividades mais importantes em qualquer organização.
Quais os benefícios de uma gestão de frotas?
Como explicado, os benefícios do controle de frotas podem ocorrer por meio de sua integração, redução de custos, otimização da produtividade, entre outros. Abaixo, apresentaremos, detalhadamente, algumas dessas vantagens.
Melhor gerenciamento de tempo
A gestão de frotas melhora a produtividade, pois economiza tempo para motoristas e mecânicos e, também, para administradores e gerentes. Com um rastreamento por GPS, é possível planejar rotas de maneira eficiente, receber atualizações de tráfego e prever o horário de partida e chegada.
No controle de frotas, os rastreadores otimizam o gerenciamento de tempo e o cronograma de trabalho. Com isso, a mecânica pode acessar o histórico de reparo, enquanto todos os dados de combustível, manutenção e transporte são monitorados pelos gerentes.
Facilidade na gestão de combustíveis
Uma das maiores vantagens da gestão de frotas online é reduzir custos por meio de funcionalidades. A informação de combustível acompanhada de um planejamento de rota eficiente, otimiza o consumo e diminui os gastos excessivos de tempo ocioso.
Aqui, os sistemas de rastreamento também são úteis para planejar os locais de reabastecimento. Os despachantes podem ver em tempo real onde cada veículo ou ativo está localizado para planejar a rota mais conveniente.
Inclusive, outra vantagem dessa estratégia é que alguns sistemas fornecem informações de tráfego. Esses dados ajudam a evitar desperdícios de tempo e combustível nos engarrafamentos.
Mais qualidade no serviço ao cliente
Por meio de um sistema que auxilia na gestão de frotas, os clientes obtêm informações em tempo real sobre a localização de seus ativos. Além disso, eles recebem a mercadoria com segurança e pontualidade devido ao planejamento eficiente de tempo.
Portanto, a qualidade do serviço prestado é elevada. Assim, isso melhora a satisfação geral do cliente e pode levar a um envolvimento de longo prazo, o que significa um aumento de receita.
Maior satisfação dos funcionários
O uso de softwares para fazer o controle de frotas requer dedicação do empregador e dos funcionários. Um fluxo de informações eficiente é importante para a implementação bem-sucedida. Por isso, os recursos do sistema devem ser apresentados adequadamente aos colaboradores.
Quando implementada por completo, a gestão de frotas online pode otimizar o serviço dos motoristas e reduzir a quantidade de trabalho manual, aumentando a segurança e a satisfação dos profissionais.
Redução de custos na contratação de seguros
Quando a sua empresa trabalha a partir do controle de frotas, ela aplica estratégias de prevenção contra roubos. Esse trabalho é importante na hora da contratação de seguros, pois diminui custos devido ao histórico de controle de perdas.
Além disso, em uma perspectiva de longo prazo, os sistemas de gestão de frotas melhoram a segurança dos caminhões e dos motoristas. Desse modo, as taxas de acidentes reduzem, moderando o uso e o custo do seguro.
Diminuição de gastos na manutenção dos veículos
Com o uso otimizado e a amortização do meio de transporte, é possível realizar o corte de gastos para manutenção de veículos. Alguns sistemas de gestão de frotas permitem notificações com base no tempo do calendário, quilometragem e outros critérios escolhidos.
Somado a isso, um planejamento de controle de frotas pode ser criado com base em estratégias de manutenções preventivas e preditivas. Com isso, não só os serviços mecânicos se tornarão mais eficientes, como também a vida útil dos veículos será maior.
Que tipos de caminhões podem fazer parte da frota?
O consórcio possibilita que você tenha à disposição todo o portfólio das concessionárias para a aquisição de modelos de toda a linha de caminhões.
Após a contemplação, portanto, o consorciado tem a liberdade de escolher o modelo que desejar, a menos que seja dentro da categoria definida no grupo. Dá até para aproveitar os feirões para encontrar ofertas que vão de encontro às suas necessidades.
Faça o consórcio para ter sua frota
O consórcio é formado por pessoas capazes de adquirir o mesmo tipo de bens ou serviços. Isso é basicamente uma economia. Com base no valor dos bens ou serviços requeridos, é estipulado o valor de cada ação, que também envolve uma taxa de administração (abaixo da taxa de juros) usada para o pagamento da remuneração da administradora. Mas, neste caso específico, ao consórcio para ter sua frota.
Os membros do consórcio devem pagar em parcelas mensais. Eles podem receber uma carta de crédito pelo direito de compra do veículo no início do consórcio, no final do plano ou ao longo do prazo de parcelamento. Existem basicamente duas maneiras conseguir ser contemplado:
• Sorteio: todos os meses é realizada uma assembleia, ocasião em que um ou mais interessados são sorteados;
• Lance: também existe a possibilidade de ofertar lances para tentar a antecipação de parcelas, o que pode resultar no adiantamento da contemplação.
É importante ressaltar que mesmo que seja coberto antes do prazo estipulado, é necessário o pagamento de todas as parcelas mensais. Após análise e recebimento da carta de crédito, os consorciados devem informar ao comissário quais modelos a frota necessita. A empresa então coordena o processo de pagamento diretamente com o franqueado.
É fundamental pesquisar se o consórcio é autorizado pelo Banco Central. Até porque, você não vai querer perder seus recursos, não é mesmo? Além disso, busque pelas melhores ofertas, vantagens e prazos. E lembre-se que, como empresa, é essencial que as parcelas não pesem no orçamento nem comprometam o operacional do negócio.
E então, está esperando o que para aproveitar essa estratégia é utilizar o consórcio de caminhão para realizar seu sonho de abrir o próprio negócio, atualizar sua frota ou aumentar seu empreendimento? Esse é o tipo de ação financeira que prepara sua empresa para o futuro!
